Makalah Surat Niaga

MACAM-MACAM SURAT NIAGA

Nama : Yuni Purnamasari

Kelas  : X AP 1

No.Absen : 47

Bidang Study : Produktif Administrasi Perkantoran

SMK N 2 MATARAM

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita haturkan atas kehadirat Tuhan yang maha Esa, atas rahmat dan karunianya yang senantiasa  selalu menyertai  seluruh  tugas dan tanggung jawab, sehingga saya dapat menyelesaikan Makalah tentang Macam-Macam Surat Niaga ini sesuai dengan ketentuan dan waktu yang ditentukan walau masih sangat sederhana. Makalah ini disusun berdasarkan pengalaman dan ilmu yang saya peroleh selama melaksanakan belajar di smk 2 ini.

Makalah tentang Macam-Macam Surat Niaga yang telah saya susun ini, di buat sebagai syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan suatu materi yang bertema Macam-Macam Surat Niaga, sesuai dengan tuntutan kurikulum dan untuk dapat memperoleh nilai Produktif Administrasi Perkantoran, sesuai dengan keahlian atau jurusan pada SMK Negeri 2 MATARAM.

            Adapun kendala-kendala yang sering saya hadapi dalam menjalani pelajaran Produktif Administrasi Perkantoran. Namun,saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan waktu yang tepat.

SISTEMATIKA PENULISAN MAKALAH

BAB I PEDAHULUAN

BAB  ini akan membahas tentang Latar belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat.

BAB II SURAT PERKENALAN

BAB ini akan membahas tentang surat perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang suatu produk.

BAB III SURAT PERMINTAAN

BAB ini akan membahas tentang surat permintaan  juga dapat disebut permintaan penawaran daftar harga dari calon pembeli.

BAB IV SURAT PENAWARAN

BAB ini akan membahas tentang surat penawaran disebut juga surat jual.

BAB V SURAT PESANAN

BAB ini akan membahas tentang surat pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran.

BAB VI SURAT PENGADUAN

Bab ini akan membahas surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.

BAB VII PENUTUP

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

·         Surat niaga adalah surat yang dipergunakan oleh orang atau badan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan.

RUMUSAN MASALAH

v  Bagaimana sih surat niaga itu ?

Surat niaga itu sebagai suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri atas rangkaian proses yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan bisnis, yaitu transaksi. Proses yang paling awal adalah terjadinya perkenalan antara penjual dan calon pembeli. Transaksi dalam perdagangan modern yang formal umumnya terjadi setelah pembeli dan penjual menempuh prosedur tertentu yang dinamakan prosedur bisnis.

TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan :

·        Mengembangkan pengetahuan, sikap dan kemampuan serta menambah wawasan siswa-siswi yang berkaitan dengan pelajaran yang telah diterima di sekolah.

·        Untuk menerapkan ilmu-ilmu yang telah didapatkan di sekolah.

Manfaat :

Dengan adanya pelajaran Produktif Administrasi Perkantoran ini, ilmu yang diperoleh dari sekolah dapat dirasakan manfaatnya dan dapat dikembangkan, dan siswa juga mendapatkan wawasan baik disekolahan maupun di perusahaan.

BAB II

Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut. Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.

Hal-hal yang perlu diinformasikan dalam surat perkenalan antara lain:

§  Nama perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan.

§  Gambaran produk yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebagainya.

Cara Menyusun

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu disampaikan/diinformasikan dalam surat perkenalan.

1)      Hal: Perkenalan….

2)      Alinea Pembuka

Memperkenalkan nama perusahaan dan kegiatannya.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

Mengenalkan produk atau jasa yang dihasilkan; cantumkan nama, jenis, ukuran barang, serta kelebihannya.

4)      Alinea Penutup

Menyampaikan ucapan terima kassih, harapan agar segera memesan dan niat untuk memberikan pelayanan yang baik.

Contoh Surat Perkenalan :

PT SURYA ABADI

Jalan Kemanggisan Nomor 21

JAKARTA BARAT 11530

_________________________________________________________________________

No. : 021/SA-B/IV/14                                                                                     1 April 2014

Yang Terhormat

Pimpinan PT Mandiri Jati

JL. Pahlawan Revolusi No. 88

Jakarta Timur

Hal       : Perkenalan Jasa Perjalanan

Dengan hormat,

Perusahaan kami PT Surya Abadi, bergerak dalam jasa bidang perjalanan, khusus melayani berbagai perjalanan rohani atau ziarah.

Perjalanan yang biasa kami lakukan adalah perjalanan tour ke Loudres, Yerusalem, Roma, dan tempat-tempat suci lainnya. Petugas-petugas kami sangat berpenganlaman dalam memilih rute yang bisa menghemat biaya. Selain itu mereka dibekali pengetahuan yang memadai tentang tempat ziarah tersebut.

Telah disediakan Tour Leader dalam beberapa bahasa sekaligus siap memadu berbagai acara ibadat yang berkaitan dalam tur tersebut.

Bersama ini kami lampirkan brosur agar bisa lebih menjelaskan keterangan kami.

Kepercayaan Bapak kami tunggu dan terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

Lampiran: Brosur Perjalanan

BAB III

 Surat Permintaan

Surat permintaan  juga dapat disebut permintaan penawaran daftar harga dari calon pembeli. Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya pembutan surat permintaan penawaran antara lain:

a.       Untuk mengisi berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk membuka usaha baru.

b.      Produk yang diminta diminati oleh calon pembeli.

c.       Mempunyai keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan.

d.      Tertarik akan suatu hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau dilihat di show room.

e.       Tertarik dengan perkenalan yangdisampaikan.

Informasi yang diharapkan dapat disampaikan melalui surat penawaran antara lain:

§  Nama barang, model, tife, merk, syarat mendapatkan, syarat pembayaran, potongan harga, sifat penawaran.

§  Bila memungkinkan, minta dikirim contoh, daftar harga, booklet, katalog, brosur, dan sebagainya.

Cara Menyusun

1)      Hal: Permintaan Penawaran….

2)      Alinea Pembuka

Bagian ini menyampaikan alas an pembuatan surat permintaan penawaran.  Bisa karena tertarik setelah menyaksikan suatu pameran, karena membaca iklan, menanggapi surat perkenalan, atau karena akan mengembangkan usaha.

3)      Alinea Isi (Tubuh)

Ada kaitan antara isi dan pembuka. Bagian ini berisi permintaan keterangan akan barang atau jasa yang diinginkan. Biasanya meliputi: harga, mutu, jenis, ukuran keunggulan, syarat pembayaran, syarat penyerahan, kemasan dan sebagainya. Bila pula disertai permintaan pengiriman contoh (sample), brosur, daftar harga dan sebagainya.

4)      Alinea Penutup

Ucapan terima kasih dan harapan agar permintaan segera dipenuhi. Dapat pula disampaikan alasan, karena akan mempertimbangkan penawaran pihak lain.

Contoh Surat Permintaan Penawaran :

PT GUNUNG MERAPI

Jalan Mgr. Sugiyopranoto No. 25

SEMARANG

­­­­_________________________________________________________________________

No.: 004/GM/IV/14

16 April 2014

Yang terhormat

Direktur PT Indolook Bakti Utama

Jalan HR. Rasuna Said Kav. B-10

Jakarta

Hal: Permintaan Daftar Harga Lemari Besi

Salam hormat,

Setelah membaca dan menyimak kolom iklan di harian Kompas tanggal 15 April 2014, mengenai penawaran lemari besi merk Chubb, kami sangat tertarik dan bermaksud segera memesan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin mengetahui informasi mengenai harga satuan, syarat pembayaran, cara pengiriman, maupun potongan harga yang diberikan.

Selain itu, kami harap Saudara dapat melampirkan brosur dan daftar harga merk lain sebagai bahan pertimbangan.

Tanggapan Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.

Salam kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

Tembusan: Bagian Persediaan

A/a

BAB III

Surat Penawaran

Surat penawaran disebut juga surat jual. Kedudukan surat ini lemah, maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan.

Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran.

Isi pokok surat penawaran antar lain:

a.       Nama, jenis, kualitas barang

b.      Harga satuan

c.       Sifat penawaran

d.      Cara pembayaran

e.       Cara penyerahan barang

f.       Besar potongan yang diberikan

g.      Besar uang muka yang harus dibayarkan

h.      Alat angkut barang

i.        Jaminan lainnya

Sifat penawaran ada tiga macam, yaitu:

1)      Penawaran tetap, yaitu penawaran yang tidak berubah sifat, baik mengenai harga maupun syarat-syarat.

2)      Penawaran bebas, penawaran yang isi informasinya sewaktu-waktu bisa berubah, tanpa pemberitahuan.

3)      Penawaran dengan jangka waktu, misalnya berlaku untuk 3 bulan, selam bualn promosi dan sebagainya.

Ada beberapa macam syarat-syarat pembayaran yang biasa dilakukan yaitu:

a.       Pembayaran tunai/kontan, dibedakan atas:

1)      Cash and carry (C&C), dibayarkan sebelum barang diangkat

2)      Cash on delivery (COD), dibayarkan setelah barang dikirim

b.      Remburs, yaitu pembayaran yang dilakukan saat mengangkat barang.

c.       Membayar saaat dokumen tiba, yaitu untuk barang impor.

Alat angkut yang bisa dimanfaatkan sehubungan dengan pengiriman barang antara lain:

§  EMKL (Ekpedisi Muatan Kapal Laut)

§  AWB (Air Way Bill)

§  ELTEHA

§  Titipan Kilat

§  Armada Angkatan Laut Perusahaan

§  Pos, dan lain-lain

Sedangkan alat penawaran yang dapat dimanfaatkan antara lain: Surat, iklan, reklame, poster, spanduk, brosur/selebaran, TV, radio, dan lain-lain. Harga satuan dan penyerahan barang dalam penawaran sering disatukan.

Contoh

Harga per buah Rp. 50.000,00/franco

Artinya, harga per buah Rp. 50.000,00 dan barang diserahkan di gudang pembeli.

Beberapa istilah penyerahan barang yang perlu diketahui antara lain:

a.       Loco gudang: barang diserahkan di gudang penjual

b.      Franco: barang diserahkan di gudang pembeli

c.       Eks gudang: barang diserahkan di luar gudang penjual

d.      Fob: free on board, barang diserahkan di atas kapal

e.       For: free on rail, barang diserahkan di atas gerbong kereta

f.       Fos: free  on station, barang diserahkan di gudang stasiun kereta

g.      Fas: free alongside ship, barang diserahkan di samping kapal

Bila penawaran yang disampaikan menyangkut tentang suatu produk, biasanya disertai dengan contoh (sample) barang yang disertakan. Sample untuk:

§  Kain, berupa album berisi berbagai jenis kain

§  Mesin, berupa miniatur

§  Hasil bumi, berupa kantong berisi hasil bumu tersebut

§  Minyak wangi, berupa botol-botol kecil

Cara Menyusun

1)      Hal: Penawaran….

2)      Alinea Pembuka

Alinea ini berisi jawaban dari surat permintaan penawaran yang telah diterima. Jangan lupa menyebut nomor dan tanggal suratnya. Selain itu bisa pula berisi usaha coba-coba menawarkan suatu produk baru yang menginformasikan keunggulan akan produk baru yang dikeluarkannya yang berbeda dengan produk lain yang telah ada.

3)      Aline Isi (Tubuh)

Bagian ini bisa terdiri atas beberapa alinea tergantung dari informasi yang akan disampaikan. Biasanya isi informasi adalah menyebutkan nama barang, harga satuan, kualitas, cara pembayaran, uang muka, cara penyerahan, cara pemesan melakukan pembayaran, alat angkut yang digunakan, penyampaian lampiran dan sebagainya.

4)      Alinea Penutup

Bagian ini berisi ungkapan terima kasih dan harapan agar penerima segera melakukan pesanan.

5)      Lampiran

Brosur, leaflet, daftar harga dan sebagainya.

Contoh Surat Penawaran :

PT ECHOSTAR

Jalan Danau Sunter Utara

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No.: 0924/ECH/IV/14                                                                                      18 April 2014

Toko Electrica Nusantara

Jalan Gereja Lama No. 5

Semarang

Hal: Penawaran Alwedo Parabola

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 011/EN/IV/14, tanggal 16 April 2014, perihal permintaan penawaran Alwedo Parabola, telah kami terima. Untuk itu terima kasih.

Sehubungan dengan hal itu, dapat kami informasikan hal-hal berikut:

1. Harga satuan Rp. 2.150.000,00/franco

2. Pembelian lebih dari satu unit mendapat potongan 15%

3. Pesanan disertai uang muka 25% dari jumlah harga

4. Pelunasan pembayaran setelah barang diterima

5. Garansi 2 tahun

Selain itu, kami juga menjual parabola dengan harga grosir.

Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan daftar harga dan leaflet. Terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

Lampiran: Brosur dan Daftar Harga

Tembusan: Bagian Promosi

A/a

BAB IV

 Surat Pesanan

Surat pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan mempertimbangkan ketentuan:

a.       Setelah mempelajari dan meneliti barang yang ditawarkan

b.      Barang tersebut memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli

c.       Ingin melengkapi barang-barang yang dijual

d.      Syarat-syarat yang diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli

e.       Sesuai dengan kondisi keuangan yang telah diperhitungkan

Hal-hal yang dicantumkan dalam pesanan antara lain:

a.       Menyebutkan nama barang dan jumlahnya

b.      Menyebutkan harga satuan dan jumlah harganya

c.       Menyebutkan jumlah terbayar setelah dipotong discount

d.      Menyebutkan jumlah uang muka yang telah dikirim dan sarana pengiriman

e.       Kesanggupan pelunasan sisanya

f.       Kapan barang harus diterima

g.      Mungkin minta cara pembungkusan  dan alat angkutnya

Cara Menyusun

1)      Hal: Pesanan….

2)      Alinea Pembuka

Menyebutkan nama dan tanggal surat penawaran yang telah diterima dan ucapan terima kasih

3)      Alinea Isi (Tubuh), antara lain memuat informasi:

§  Setelah mempelajari barang yang ditawarkan, tertarik untuk melakukan pemesanan.

§  Menyebutkan jenis, tipe, jumlah barang yang akan dipesan

§  Menyebutkan harga satuan dan jumlah harga keseluruhan

§  Berapa yang harus dibayar setelah dipotong discount

§  Menyebutkan uang muka yang telah dikirim dan cara pengirimannya

§  Menyebutkan jumlah sisa yang belum dibayar dan kesanggupan pelunasan

§  Melampirkan kopi pembayaran uang muka

§  Menyampaikan harapan akan pengiriman barang

4)      Alinea Penutup

Menyampaikan terima kasih dan harapan akan kiriman barang.

5)      Lampiran

Foto kopi bukti setoran uang muka

Contoh Surat Pesanan :

PT PADANG BULAN

Jalan P. Andalas No. 2

SEMARANG SELATAN

_________________________________________________________________________

No.: 028/PB/IV/14                                                                                            20 April 2014

Yang terhormat,

Direktur Pemasaran Drs. Lukito

PT Jaya Raya

Jalan Siaga Raya No. 16, Pulo Gadung

Jakarta

Hal: Pesanan Mesin Facsimile

Dengan hormat,

Surat penawaran Saudara No. 80/JR/III/12, tanggal 30 Maret 2012, tentang penawaran mesin facsimile, telah kami terima.

Setelah mempertimbangkan beberapa hal, kami tertarik dan bermaksud memesan 10 unit mesin Facsimile merk Dotoon @Rp. 10.000.000,00, total terbayar Rp. 100.000.000,00.

Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah mesin kami terima dalam kondisi baik.

Harap mesin tersebut Saudara kirim secepatnya. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

Tembusan:

1. Bag. Keuangan

2. Bag. Gudang

BAB V

Surat Pengaduan

Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
Mengadu tidaklah harus diasosiasikan dengan hal yang negatif. Dalam berbisnis, kita justru harus rajin mengadu, untuk memperjelas duduk perkara, dan membuat hubungan bisnis lebih terbuka. Tapi mengadu atau menuntut dalam bisnis ada aturannya, yaitu dengan
menggunakan surat aduan ataupun surat tuntutan secara resmi. Sehingga semua keluhan tercatat dengan rapi, dan bisa ditanggapi dengan rapi pula.

Contoh surat pengaduan :

BAB VI

Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

Penulisan surat penagihan hendaknya dilakukan dengan hati – hati dan bijaksana dengan mempergunakan kata – kata yang sopan. Pihak penjual atau kreditur harus mengetahui alasan debitur tidak membayar hutangnya tepat pada waktunya mungkin disebabkan pembeli lupa, kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musibah yang menimpa dirinya.

Surat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan tindakan yang hati – hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam penagihan serta tidak sampai merusak hubungan baik. Tujuan penagihan bukan semata – mata mendapatkan uang, melainkan untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak pembeli.

                                                                        

Hal hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah sebagai berikut :

1.      Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu.

2.      Besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi.

3.      Tanggal transaksi dan No. Faktur yang sudah berlalu.

4.      Cara pengiriman atau pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli.

5.      Menyebutkan hal lain, berupa peringatan atau ancaman (bila perlu).

Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap, yaitu sebagai berikut :

1.      Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan suatu kewajiban yang telah jatuh tempo  lewat pada waktunya.

2.      Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama.

3.      Surat penagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli dapat melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui ikkaso bank.

4.      Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang berwajib.

Contoh surat penagihan :

BAB VII

PENUTUP

KESIMPULAN

Surat niaga adalah surat yang di keluarkan oleh badan-badan atau perusahaan-perusahaan dalam rangka menjalankan kegiatan usahanya, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan lik asuransi, dan perbankan).